Заказы

После того, как поставка будет принята, и обновятся остатки на товарах, вы можете начать работать с заказами.

Заказы могут попадать в Кактус из разных источников: например, из маркетплейсов, из корзины Кактуса, либо по API согласно настроенной интеграцией между Кактусом и другим сайтом. Вы также можете создавать заказы в ЛК самостоятельно.

Возможные варианты интеграции с Кактусом вы можете посмотреть здесь.

1. Работа со списком заказов

Из правой панели навигации перейдите в раздел Заказы:

1.1. Навигация

Вы можете пользоваться верхней панелью, чтобы переключаться между категориями заказов:

1.1.1. Все заказы

Все созданные заказы отображаются во вкладке Все заказы:

Здесь отображаются заказы всех статусов по дате их создания: новые заказы отображаются наверху.

1.1.2. Согласование

На этой вкладке отображаются заказы, не выгруженные на склад. Это могут быть заказы, которые:

• не подтверждены и ожидают подтверждения;

  

• при оплате онлайн -- не оплачены;

  

• не обеспечены достаточным количеством товара:

 

После изменения статуса заказа -- после его оплаты, подтверждения или обновления резерва, -- заказ пропадает из этой вкладки и переходит в следующую

1.1.3. Комплектация

В данной вкладке отображены заказы, которые:

• были выгружены в складскую систему (т.е. подтверждены) и ещё не взяты в работу на складе:

• находятся на упаковке на складе:

  

• упакованы и готовы к отгрузке:

  

После отгрузки заказ переходит на следующую вкладку.

1.1.4. Доставка

На данной вкладке отображаются заказы, которые:

• отгружены со склада и ожидают ответного статуса от системы службы доставки:

   

  

• находятся в доставке до получателя:

  

• ожидают вручения в пункте выдачи:

  

Когда заказ получает конечный статус "Доставлен", он пропадает из данной вкладки. Найти его можно поиском в общем списке заказов.

Если покупатель отказывается от заказа при получении, он переходит на складу "Возвраты".

1.1.5. Возвраты

На данной вкладке отображены заказы, которые:

• возвращаются на склад в полном объёме:

  

• возвращаются на склад частично, после того, как часть заказа была вручена покупателю, а от части от отказался:

  

После того, как заказ возвращён на склад и принят возвратом, склад получает конечный статус "Возвращён" и пропадает из данной вкладки. Найти его можно поиском в общем списке заказов.

1.1.6. Ошибки

На данной вкладке могут отображаться заказы, в ходе изменения которых на том или ином статусе возникла ошибка:

Если вы столкнулись с ошибкой в заказе, пожалуйста, сообщите об этом в форму "Задать вопрос" в вашем ЛК, выбрав категорию "Работа с личным кабинетом / Заказы".

1.2. Фильтрация и поиск заказов

1.2.1. Вы можете производить поиск заказа по его номеру или ФИО покупателя:

1.2.2. Вы также можете воспользоваться расширенными настройками поиска, нажав на бегунок настроек:

Здесь вам откроются поля, по которым можно производить поиск:

Дата от и до -- интересующий вас период для отслеживания заказов.

Статус заказа -- в выпадающем списке можно отфильтровать заказы по одному или нескольким интересующих вас статусам.

Телефон -- отслеживание заказа по номеру телефона получателя.

Email -- отслеживание заказа по электронной почте получателя.

Трекинг номер -- отслеживание заказа по трек-номеру от службы доставки.

Служба доставки -- в выпадающем списке можно отфильтровать заказы по одному или нескольким способам доставки.

Также есть возможность выбора сразу нескольких курьерских служб или каналов отгрузки. Для этого нажмите на значок фильтра рядом с блоком "Служба доставки"

Далее вы можете выбрать необходимый ттип отгрузок FBS, FBO  или курьерские службы и выбрать сразу все варианты доставки или несколько.

Населённый пункт -- отслеживание по городу/региона отправления заказа.

Промокод -- отслеживание по промокоду, применённому покупателем в заказе (при оформлении через корзину или при добавлении промокода в заказ вручную).

ID, Артикул, Штрихкод товара -- отслоеживание по содержащемуся в заказе товару (по его ID, Артикулу и или ШК).

После выбора подходящих вам фильтров нажмите "Найти". В списке будут представлены заказы, соответствующие критериям отбора

1.3. Метки

1.3.1. Вы можете создавать метки, чтобы обозначить ими тот или иной тип заказа. Для создания метки кликните на кнопку "Метки":

1.3.2. В появившемся блоке нажмите "Настройки меток":

1.3.3. "Добавить метку":

1.3.4. Далее вы можете выбрать название метки и её цвет, после чего сохранить изменения:

1.3.5. Теперь в списке появилась созданная метка:

Нажав на неё, вы можете редактировать её:

1.3.6. Чтобы назначить метку на заказ, в списке заказов наведите на левую границу строчки заказа:

1.3.7. Нажмите на кнопку "+ Новая метка":

1.3.8. Выберите метку и сохраните:

Теперь на заказе отображена метка "корзина":

1.3.9. Вы можете снять метку с заказа, кликнув на неё и сняв с неё галку:

2. Создание заказа

Вы можете создать заказ в ЛК вручную, передать по API или загрузить с помощью импорта. Здесь будет рассмотрено создание заказа вручную.

2.1. В разделе Заказы нажмите на кнопку "+ Новый заказ":

Откроется новая пустая страница заказа:

2.2. Товары

2.2.1. Сначала добавим в заказ товары, нажав на кнопку "+ Новая позиция":

2.2.2. Откроется блок со списком всех товаров, созданных в вашем ЛК. Выберите нужные вам, нажимая на +:

2.2.3. Для добавления в заказ товаров с вариантами сперва необходимо открыть список вариантов, нажав на стрелочку:

2.2.4. После выделения всех нужных товаров нажмите на кнопку "Обновить товары в заказе":

Данные по заказу обновятся, и ему будет автоматически присвоен номер:

2.2.5. Вы можете изменять количество, цену и ставку НДС товара, кликнув на цену или на количество товара в заказе:

2.2.6. В открывшемся блоке внесите изменения и сохраните их:

2.2.7. Вы также можете удалить товар из заказа, нажав на значок корзины:

2.3. Покупатель

2.3.1. Теперь можно заполнить информацию о покупателе. В блоке Покупатель нажмите "Изменить":

2.3.2. Заполните данные получателя и сохраните изменения:

2.3.2.1 В случае, если вы осуществляете отправку юридическому лицу, то заполнить данные конкретного получателя также необходимо. После этого выберите тип покупателя "Юридической лицо". Появится поле выбора контрагента:

2.3.2.2. Если данное юрлицо заведено в качестве контрагента в Кактус, вы можете выбрать его из выпадающего списка:

2.3.2.3. Если искомого юрлица нет в списке контрагентов, его можно создать. Для этого начните вводить наименование юрлица. Вам будет предложено создать нового контрагента. Нажмите на эту кнопку:

2.3.2.4. Откроется новый блок, в котором вы можете ввести данные юрлица:

2.3.2.5. Вы можете использовать подсказки по организации, в каком случае после введения наименования юридического лица другие данные: такие, как ИНН, ОГРН,  КПП (для ООО), юридический адрес -- будут заполнены автоматически:

2.3.2.6. Вам останется заполнить недостающие данные -- например, контакты, телефон, электронную почту -- после чего нажать на кнопку "Создать":

2.3.2.7. Контрагент будет создан в Кактусе в списке контрагентов в настройках, а также будет доступен для выбора в заказе:

2.3.2.8. Выберите контрагента и сохраните изменения. Данные о покупателе заполнены:

2.4. Доставка

2.4.1. Далее необходимо заполнить данные доставки. В блоке "Доставка" нажмите "Изменить" или "Выбрать способ доставки":

2.4.2. В открывшемся поле введите город получателя. После этого появятся доступные способы доставки:

2.4.3. Заполните оставшиеся необходимые поля адреса:

• для курьерской доставки: полный адрес получателя по полям. Вы можете воспользоваться автоопределением индекса:

  

• для доставки в ПВЗ: достаточно указать только город и после выбрать полходящий ПВЗ на карте.

2.4.4. Здесь в подразделе "Желаемая дата доставки" вы можете выбрать предпочтительные дату и время доставки заказа:

Возможные интервалы доставки, для разных КС, вы можете посмотреть в нашей инструкции по ссылке.

2.4.5. После этого вы можете выбрать любой наиболее подходящий способ доставки из доступных вам:

2.4.6. При выборе доставки в ПВЗ вам будет предложено выбрать ПВЗ -- кликнуть на значок службы доставки на карте или ввести код ПВЗ вручную:

2.4.7. При выборе конкретного способа доставки вам будут доступны дополнительные опции, которые вы можете отметить по необходимости:

В зависимости от выбранной службы доставки перечень дополнительных опций может отличаться.

2.4.8. Вы также можете фильтровать доступные способы доставки по тем услугам, которые в них содержатся:

Так, включив опцию "Частичная доставка", вы отфильтруете все способы доставки (в том числе ПВЗ), в которых услуга частичной доставки не поддерживается.

2.4.9. После того, как способ доставки и все необходимые опции (если они нужны) выбраны, нажмите "Сохранить":

2.4.10. Обратите внимание, что цена доставки при оформлении заказа из ЛК не подтягивается автоматически из указанных тарифов. Вы можете указать цену доставки в заказе самостоятельно, произвольно или ориентируясь на предоставленные тарифы:

2.5. Оплата

2.5.1. В этом блоке вы можете изменить способ оплаты заказа, нажав на кнопку "Изменить":

2.5.2. Откроется новый блок, где вы сможете выбрать способ оплаты и указать размер объявленной ценности / страховки:

Здесь разобраны способы оплаты, доступные в аккаунте по умолчанию при его создании. Если вы вносили изменения в названия способов оплаты, пожалуйста, ориентируйтесь на указанные в скобках типы оплат.

2.5.3. Выбирая способы "Оплата наличными при получении" (тип оплаты cod-cash) и "Оплата картой при получении" (тип оплаты cod-card), вы не сможете указать статус оплаты заказа -- т.к. заказ оформится с наложенным платежом, и статус о его оплате поступит в ЛК от службы доставки после доставки заказа.

2.5.4. Способ "Предоплата картой на сайте" (тип оплаты online) требует получения статуса оплаты от эквайринг-системы. До тех пор, пока заказ не будет оплачен онлайн на стороне эквайера, статус оплаты в Кактусе не изменится. Неоплаченный заказ не будет выгружен в складскую систему на сборку.

Подробнее о подключении оплаты онлайн

2.5.5. Способ "Без наложенного платежа" или "Предоплата" (тип оплаты no-cod) не контролируется со стороны Кактуса. Вы можете самостоятельно связаться с покупателем, чтобы передать ему ссылку на оплату или реквизиты, а после получения оплаты от покупателя изменить статус в заказе в Кактусе. Это будет выглядеть так:

2.5.6. Страховка (объявленная ценность) заказа рассчитывается автоматически, исходя из процента для расчёта страховки, заданного в настройках Кактуса. В данном случае это по умолчанию 100%. Чтобы проставить произвольную сумму страховки, снимите галку с авторасчёта:

2.5.7. После чего введите нужную сумму и сохраните изменения.

2.6. Документы

2.6.1. При необходимости вы можете прикрепить к заказу документы -- например, для того чтобы работники склада распечатали их и вложили в заказ. Для этого в блоке Документы нажмите "Загрузить":

2.6.2. Прикрепите файлы. Обратите внимание -- возможно распечатать только файлы формата PDF:

2.6.3. После выбора файла отметьте галку "Печатать при упаковке" (без данной опции документ не будет выгружен в складскую систему) и укажите количество копий для печати. Сохраните изменения:

2.6.4. Если документы нужно передать отдельным местом, то здесь необходимо поставить галочку

 

2.7. Комментарии

2.7.1. Вы также можете оставить комментарий курьерской службе или работнику склада. Для этого нажмите "Добавить" в блоке Комментарии:

2.7.2. В поле "Комментарий" вы можете добавить комментарий для службы доставки (для курьера).

2.7.3. В поле "Комментарий оператору склада (КЦ)" вы можете добавить комментарий для работников склада -- например, инструкции по упаковке заказа. В это поле также могут вносить комментарии работники КЦ, если вы пользуетесь их услугами.

Операторы склада не видят комментариев, оставленных в поле "Комментарий". Если у вас есть просьбы к упаковке заказа, либо другие комментарии к работникам склада, пожалуйста, добавьте их во второе поле.

2.8. Дополнительно

В данном блоке содержится ссылка на форму отслеживания заказа. При оформлении заказа через корзину ссылка автоматически приходит покупателю в информационном письме; вы также можете отправить её покупателю отдельно.

На данной странице содержится информация о заказе, его текущем статусе; после отгрузки в службу доставки на странице также появляется трек-номер. При оплате онлайн с этой странице покупатель может оплатить заказ.

2.9. Действия

Под кнопкой "Действия" доступно ещё несколько опций для заказа:

2.9.1. Обновить резерв

В случае, если заказ не обеспечен всеми товарами в необходимом для отгрузки количестве, в заказе появится кнопка "Обновить резерв":

Вы можете воспользоваться ей, когда остатки недостающего товара будут пополнены (например, после приёмки поставки). После обновления резерва, если товар есть в достаточном количестве, все товары будут зарезервированы.

Заказ с недостающим резервом нельзя подтвердить и выгрузить на сборку до тех пор, пока все товары в заказе не будут зарезервированы.

2.9.2. Копировать

Эта кнопка скопирует данный заказ и создаст новый, не подтверждённый заказ с такой же информацией о доставке, получателе, товаре и т.д.

2.9.3. Импорт товаров из Excel

2.9.3.1. При большом количестве товаров для добавления в заказ вы можете добавить их при помощи импорта. Кликнув на кнопку, вы откроете новый блок, где вы сможете скачать шаблон для загрузки импорта:

2.9.3.2. В шаблоне вам необходимо будет заполнить колонки данными о товарах (содержащиеся в файле товары для примера можно удалить):

2.9.3.3. После внесения изменений загрузите файл в блок импорта и выберите, по какому полю провести поиск товаров и нажмите "Загрузить":

Для корректной загрузки файла необходимо, чтобы данные по товарам в файле соответствовали созданным карточкам товаров в Кактусе. Если товар не создан в Кактусе, добавить его в заказ не получится.

Убедитесь, что поиск товаров происходит по полю с уникальными значениями. Если, например, у вас есть артикулы, которые повторяются на разных товарах -- выберите другое поле. Рекомендуется выбирать поле ID для поиска товаров, поскольку данное поле в Кактусе всегда уникально.

2.9.4. Отправить оповещение по email

Эта кнопка отправления шаблонное информационное сообщение об оформлении заказа на почту получателя, если она указана в заказе.

Шаблон оповещения вы можете просмотреть и отредактировать в ЛК в разделе Настройки -- Оповещения.

2.9.5. Перезвонить

Этой кнопкой могут пользоваться ваши менеджеры заказов или операторы колл-центра, если для подтверждения заказа необходимо созвониться с покупателем. При нажатии на кнопку откроется блок для выбора даты и времени перезвона.

2.9.5.1. Выберите подходящие вам дату и время и нажмите "Перезвонить":

2.9.5.2. Это переведёт заказ в статус "Перезвонить". Наведя на него мышкой, вы увидите назначенную дату перезвона:

2.9.5.3. После созвона с покупателем вы можете изменить статус заказа, подтвердив или отменив его.

2.9.6. Добавить скидку

Вы можете добавить в заказ ручную скидку, промокод или оба действия: скидку и промокод.

Чтобы добавить в заказ промокод, он должен быть создан в Кактусе. Подробнее об использовании промокодов вы можете прочитать в данной инструкции.

2.9.6.1. В поле "Общая скидка" введите размер скидки и выберите тип скидки: фикс (т.е. фиксированная скидка в рублях) или процент. Нажмите кнопку "Применить":

2.9.6.2. После этого в заказе появится информация о применённых скидках:

Если заказ был создан из корзины, и при его оформлении была применена скидка на способ оплаты, то при применении общей скидки в заказе скидка на оплату аннулируется.

2.9.7. Экспорт в Excel

Данная кнопка выгружает информацию по заказу в таблицу Excel.

Подробнее о содержании отчёта по заказу

2.9.8. Отменить

При помощи данной кнопки вы можете отменить неактуальный заказ.

Заказ можно отменить, пока он не перешёл в статус "Упакован". После этого отмена заказа осуществляется через обращение в службу доставки.

Если вам необходимо отменить заказ после статуса "Упакован", пожалуйста, напишите в форму "Задать вопрос" в заказе или на верхней панели, выбрав категорию "Доставка / Возврат/Отмена":

2.10. Подтверждение заказа

2.10.1. После того, как вся необходимая информация внесена в заказ, подтвердите его, нажав на кнопку "Подтвердить":

Пока заказ не подтверждён, он не будет выгружен в складскую систему; работники склада не смогут его увидеть, упаковать и отгрузить.

2.10.2. При подтверждении заказа может возникнуть ошибка в случае, если какие-либо данные в заказе переданы некорректно:

2.10.3. Исправьте ошибку в соответствии с текстом ошибки и повторите подтверждение.

Если текст ошибки неясен или у вас возник вопрос о том, как её исправить, пожалуйста, напишите обращение в форму "Задать вопрос", выбрав категорию "Работа с личным кабинетом / Заказы".

После успешного подтверждения заказ изменит статус на "Готов к комплектации". Кнопка подтверждения пропадёт с панели заказа.

В списке заказов также вы сможете увидеть, что заказ успешно подтвержден и ушел в обработку в складскую систему. Об этом говорит зеленый значок

Если заказ не подтвержден или с его подтверждением возникли проблемы, то значок будет серым.

2.11. История заказа

В истории заказа вы можете отследить изменение статусов, вносимые в заказ изменения и сообщения об ошибках:

Обратите внимание на строку "Заказ передан для обработки на внешний склад / Склад: Tempoline". Данная строка означает, что заказ был подтверждён успешно и был выгружен в складскую систему.